Política de Privacidad

Política de Protección de Datos Personales

GENERALIDADES

La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013 compilado en el Decreto Reglamentario 1074 de 2015: “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.” -Capítulos 25 y 26 del Título 2, de la Parte 2, del Libro 2 el cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información; por tanto, TELARES MEDELLIN HOGAR S.A.S teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje TELARES MEDELLIN HOGAR S.AS. El derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, TELARES MEDELLIN HOGAR S.A.S acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, accionistas, proveedores y empleados.

En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de TELARES MEDELLIN HOGAR S.A.S de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, TELARES MEDELLIN HOGAR S.A.S ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal, la
cual se obtiene, a través de nuestro sitio web, correo electrónico, información física (tirillas), cara a cara, medios físicos o electrónicos, así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas.

La presente se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.

OBJETIVO GENERAL

Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes TELARES MEDELLIN HOGAR S.A.S ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la ley 1581 DE 2012.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón social: TELARES MEDELLIN HOGAR S.A.S
NIT: 900.257.204-4
Domicilio: Armenia Quindío
Dirección: CL 9 14-33
Correó electrónico: pqrs@telaresmedellin.com
Teléfono (096) 7355529.

2. MARCO NORMATIVO

Ley Estatutaria 1581 de 2012: “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.”

Decreto Reglamentario 1377 de 2013: “Por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.”

Decreto Reglamentario 1074 de 2015: “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.” -Capítulos 25 y 26 del Título 2, de la Parte 2, del Libro 2.

Decreto 090 del 18 de enero de 2018 “Por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015 – Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”
Circular Externa No. 02 del 03 de noviembre de 2015.

Manual de Usuario de Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD. Superintendencia de Industria y Comercio. Versión 3 – Vigencia desde el 11 de agosto de 2016. Disponible en:

http://www.sic.gov.co/drupal/recursos_user/documentos/normatividad/circular/2015/Circular_02.pdf

3. PRINCIPIOS APLICABLES

EL tratamiento y la protección de datos personales cuyo Responsable sea TELARES MEDELLIN HOGAR SAS, estará sometido a las siguientes políticas que serán aplicables a todas las personas naturales, jurídicas, públicas o privadas, registradas en cualquiera de sus bases de datos que existan o lleguen a existir, sean físicas o digitales, con las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el Tratamiento de datos personales regulados en las leyes colombianas.

4. DEFINICIONES:

Para la implementación de la presente Política de Tratamiento de Datos y su integral comprensión, de conformidad con la normatividad vigente, serán aplicables las siguientes definiciones:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  5. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  8.  Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  10.  Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  11. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  12. Tratamiento o Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS.

Para efectos de garantizar la protección de datos personales en el Tratamiento de los mismos, TELARES MEDELLIN HOGAR SAS, aplicará, de conformidad con la normatividad vigente, los siguientes principios:

  1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  2. Principio de finalidad: El Tratamiento de datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  3. Principio de libertad: El Tratamiento de datos sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. Principio de transparencia: En el Tratamiento de datos debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y complementarias y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento de datos sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en las disposiciones legales y complementarias. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a las disposiciones legales y complementarias.
  7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento de datos por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley y disposiciones complementarias, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

6. FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TELARES MEDELLIN HOGAR S.A.S, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores.

En el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, deudores, accionistas, empleados, proveedores y acreedores; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

  1. Celebrar, ejecutar, cumplir y/o finalizar todas aquellas actividades necesarias para el correcto desarrollo de la relación contractual existente con clientes, proveedores y trabajadores (pasados, actuales y futuros), incluido el pago de obligaciones contractuales.
  2. Proveer y/o desarrollar los servicios y productos requeridos por nuestros clientes, proveedores, trabajadores y todo aquel con quien se desarrolle cualquier tipo de actividad necesaria para el correcto e integral desarrollo de nuestro objeto social.
  3. Ofrecer todo tipo de servicios comerciales, realizar campañas de promoción y publicidad sobre nuevos y/o actuales productos.
  4. Enviar al correo físico o electrónico información sobre productos y servicios prestados por la sociedad.
  5. Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos nuestros clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.
  6. Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral.
  7. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
  8. Registrar información de empleados en la bases de datos.
  9. Transmisión de datos totales o parciales por disposición legal a entidades públicas o administrativas

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los titulares de datos personales objeto de Tratamiento por parte de TELARES MEDELLIN HOGAR SAS, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

  1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales LA EMPRESA está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos Personales exceptuando los establecidos en el artículo 10 de ley 1581 de 20112
  3. Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
  5. Solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 5 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA EMPRESA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
  6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

8. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL MANEJO DE BASES DE DATOS PERSONALES

TELARES MEDELLIN HOGAR SAS, tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros que se encuentren previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular la materia. Dichos deberes son:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12.  Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. AUTORIZACION DEL TITULAR

Todo Tratamiento, con excepción de los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, requerirá la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que permita su consulta posterior.

TELARES MEDELLIN HOGAR SAS, como Responsable del Tratamiento de datos personales dispondrá de mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, la cual deberá constar por escrito, sea en medio físico o digital, o de manera verbal e incluirá lo siguiente:

  1. Responsable del Tratamiento.
  2. Datos objeto de Tratamiento.
  3. Finalidad del Tratamiento de los datos.
  4. Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión, de los datos personales suministrados por el titular.
  5. La calidad de los datos que se recopilan y son objeto de Tratamiento, en caso de ser datos sensibles y, de ser así, indicar expresamente que el Titular no se encuentra obligado a autorizar su Tratamiento.

10. CASOS EN DONDE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.

No será necesaria la autorización del Titular para el Tratamiento de Datos cuando:

  1. La información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Los datos sean de naturaleza pública.
  3. Los casos sean de urgencia médica o sanitaria.
  4. El Tratamiento de información sea autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Los datos estén relacionados con el Registro Civil de las Personas.

11. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA

El área de sistemas tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de LA EMPRESA, están obligados a reportar estas Bases de Datos al área de sistemas y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

El área de sistemas. También ha sido designada por LA EMPRESA como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

12. PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DE CONSULTAS

Los titulares y sus causahabientes podrán consultar la información que repose en cualquier base de datos de la sociedad TELARES MEDELLIN HOGAR SAS.

La sociedad TELARES MEDELLIN HOGAR SAS estando en calidad de responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento deberá suministrar al titular o sus causahabientes en ejercicio de su derecho de consulta, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación de dicho Titular.

La consulta se formulará mediante comunicación escrita enviada a nuestra oficina en la calle 9 14 33 Armenia Quindío, al correo electrónico pqrs@telaresmedellin.com o a través del servicio Contáctenos en nuestra página web www.telaresmedellin.com

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR INFORMACION Y REVOCAR AUTORIZACIONES.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la sociedad TELARES MEDELLIN HOGAR SAS, sea en calidad de Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita enviada a nuestra oficina en la calle 9 14 33 Armenia Quindío, o al correo electrónico info@telaresmedellin.com, dirigida a la sociedad TELARES MEDELLIN HOGAR SAS, en su calidad de Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14. FECHA DE ELABORACION Y VIGENCIA

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 24 de octubre de 2016

La vigencia de la base de datos que maneja TELARES MEDELLIN HOGAR S.A.S es desde la fecha de recepción de los datos hasta que la finalidad para la cual fue tratado el dato personal sea agotada.